Myšlenkové mapy v projektovém řízen
Byrnes, C. (2010). Myšlenkové mapy. Příspěvek prezentovaný na PMI® Global Congress 2010— Severní Amerika, Washington, DC. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Projektoví manažeři často používají myšlenkové mapy k zapojení členů svého projektového týmu a k jejich povzbuzení k účasti na aktivitách plánování projektu a týmových schůzkách. Tento článek zkoumá, jak mohou projektoví manažeři nejefektivněji a nejúčinněji využívat myšlenkové mapy k povzbuzení členů svého týmu k kreativnímu myšlení o klíčových otázkách projektu. Přitom shrnuje historický vývoj myšlenkových map a uvádí techniky rozvoje myšlení používané mysliteli od Da Vinciho po Einsteina; zabývá se vývojem metody známé jako myšlenkové mapy a uvádí jejích osm pravidel. Popisuje tři klíčové nevýhody používání lineárního psaní poznámek jako katalyzátoru pro zapamatování obsahu a rozvoj nápadů. Poté vysvětluje čtyři hlavní výhody, které mohou projektoví manažeři a projektové týmy získat používáním myšlenkových map ke generování a organizaci projektových nápadů a plánů. Také identifikuje osm aktivit, které mohou projektoví manažeři zlepšit používáním myšlenkových map; Diskutuje se o výhodách používání softwaru pro myšlenkové mapy.
Abstrakt
Myšlenkové mapy jsou efektivním nástrojem pro sběr informací z naší mysli a jejich přenesení na papír z různých důvodů nebo pro zaznamenávání nových dat přicházejících do mozku. Brainstorming, organizace, shromažďování požadavků, rozhodování a plánování jsou jen některé z mnoha aplikací myšlenkových map. Účelem tohoto článku je představit vám revoluční způsob, jak využít kreativní genialitu vašeho týmu, podpořit originální myšlenky a příspěvky členů týmu a efektivně a účinně organizovat vaše vlastní myšlenky a myšlenky vašeho týmu. Objevíte také metody pro komplexní prezentaci nápadů, které umožňují divákovi vidět celý rozsah a myšlenku vašeho projektu na jedné stránce s kreativním nádechem, který vás odliší od ostatních! V této prezentaci si projdeme objevem a zdokonalením této brilantní metody využití mozku a zjistíme, jak a proč funguje. Objevíme několik jednoduchých pravidel a podíváme se na různé aplikace a využití. A nakonec představíme úvod do modernějšího systému, který způsobil revoluci v projektovém řízení: softwaru pro myšlenkové mapy!
Úvod
Jako projektoví manažeři jsme zodpovědní za plánování, realizaci, monitorování, kontrolu a uzavírání celých projektů. Každá z těchto fází má mnoho aspektů. Dnes musí být projektoví manažeři skutečnými vedoucími týmů, motivátory, manažery, organizátory a mnoha dalšími. Jako vedoucí týmů budeme úspěšnější, když budeme mít přístup ke kreativním nápadům všech členů našeho týmu. Myšlenkové mapy považujeme v tomto ohledu za neuvěřitelný přínos. Musíme být dokonalými organizátory a dodržovat všechny časové harmonogramy, závislosti a odpovědnosti. Myšlenkové mapy nám to umožní dělat s lehkostí a naprostou přesností. Jsme také zodpovědní za to, aby naši členové týmu byli motivovaní, nadšení, zodpovědní a zapojeni. Myšlenkové mapy nám poskytují nástroje k udržení kreativních šťáv v proudu, k probuzení individuálních i kolektivních mozků a k tomu, aby všichni pracovali jako tým. Poté sklízíme další výhody softwaru pro myšlenkové mapy tím, že máme možnost jediným kliknutím myši prezentovat členům týmu, managementu, klientům nebo komukoli v libovolném formátu, který si vybereme.
Historie
Po staletí byly některé formy myšlenkového mapování identifikovány v poznámkách géniů. Slavní myslitelé, jako byl DaVinci (příloha 1), Darwin (příloha 2), Edison a Einstein, používali metody vizuální reprezentace, klíčová slova místo vět a asociace nebo diagramy. V tomto století britský psycholog, spisovatel a pedagog Tony Buzan nazval tuto vizuální metodu psaní poznámek myšlenkovým mapováním a zpopularizoval ji. Během studia na vysoké škole byl Buzan velmi frustrovaný, když si začal uvědomovat, že čím více studoval a čím více poznámek si dělal, tím méně se učil. V zoufalství a s blížícími se zkouškami si Buzan dělal poznámky a začal podtrhávat klíčová slova, rámečkovat myšlenky, přidávat barvy k důležitým částem a kreslit čáry mezi souvisejícími slovy. Přitom si všiml, že pouze 10 % lineárních poznámek byly ve skutečnosti důležité klíčové myšlenky, a jak procházel tímto procesem zlepšování své paměti, zrodilo se myšlenkové mapování. Když Buzan zkoumal psaní poznámek a učil se více, studoval poznámky géniů a zjistil, že v průběhu času mezi nimi existovaly společné rysy. Zjistil, že velcí myslitelé v historii ve svých poznámkách nepoužívali věty a lineární styly, ale spíše čmárali, kreslili obrázky, zapisovali slova a znázorňovali asociace pomocí diagramů.
Vývoj myšlenkového mapování
Tony Buzan vytvořil strukturu pro myšlenkové mapování, stanovil několik jednoduchých pravidel a dal mu název.
Pravidla myšlenkového mapování
- Vždy používejte centrální obraz a obrazy v celém textu
- Do každé „větve“ umístěte jedno hlavní téma
- Podtémata umístěte do vlastních „podvětví“
- Používejte tři nebo více barev Používejte jedno klíčové slovo na řádek
- Všechna slova pište jasně
- Nechte prostor pro neočekávaná témata nebo nové myšlenky
- Nechte svou mysl bloudit!
Nevýhody lineárního psaní poznámek
Učení a zapamatování
Mozek se lineárními poznámkami poměrně snadno nudí, a proto se neučíme tak dobře, jak bychom mohli, ani si nepamatujeme tolik, když je používáme. Studie ukazují, že studenti, kteří používají barvy a obrázky, se učí více a pamatují si déle. Stalo se vám někdy, že si přečtete stránku v knize a zastavíte se, abyste se zamysleli, co jste právě četli? Je to proto, že váš mozek se kvůli nudě dostane do polohy hypnotického stavu.
Brainstorming
Když se pokoušíme brainstormovat s lineárními poznámkami, jsme brzdění a omezení. Části naší schopnosti myslet, soustředit se a koncentrovat se spotřebovávají na naši pozornost věnovanou gramatice, interpunkci, větná struktura a další zbytečné ozdoby. Přehlížíme informace, které nám ostatní přispívají, protože se soustředíme na psaní poznámek místo na přicházející informace. Naše mozky se opět nudí, takže naše kreativita je potlačena. Jsme požádáni, abychom se soustředili na jedno téma najednou; proto všechny ostatní brilantní nápady odsouváme stranou, abychom si je doufejme později pamatovali, ale často se tak nestane.
Čas
Čas trávíme starostmi o gramatiku, pravopis a všechny ostatní doplňky, které nejsou potřeba k shromáždění našich požadavků, sestavení našeho projektu, vítání příspěvků a organizaci. Trávíme spoustu času psaním poznámek, psaním, posíláním e-mailů a schůzkami, když to nepotřebujeme. Čas se plýtvá hledáním a vytvářením asociací po faktu, přidělováním odpovědností, úpravou časových harmonogramů a dalšími přirozenými vazbami, které by se daly snáze vytvořit během brainstormingu. Pak, když musíme číst a znovu číst, otáčet stránky, označovat poznámky, abychom si zapamatovali asociace, se plýtvá dalším časem. Naše prezentace může být také požíračem času, protože musíme udržet pozornost posluchačů monotónními poznámkami, zbytečným mluvením a otáčením stránek a poté upozornit na asociace, znovu a znovu, jak procházíme prezentací. Toho je mnohem snazší dosáhnout s vizuální reprezentací – používáme oční kontakt, když mluvíme, místo čtení, a prezentujeme jim jednu stránku, na kterou se mohou podívat, zatímco prezentujeme náš plán.
Výhody myšlenkového mapování
Učení a zapamatování
Myšlenkové mapování zvyšuje učení a zapamatování až o 95 % oproti konvenčnímu psaní poznámek. Struktura myšlenkového mapování je vytvořena podle způsobu, jakým lidský mozek skutečně myslí, což je zářivě. Barva, struktura a obrázky v myšlenkové mapě vzrušují mozek a udržují ho v zájmu, takže je vnímavější k informacím. Protože emoce se zpracovávají ve stejné části mozku jako vzpomínky, máme tendenci si pamatovat věci, které jsou s nimi spojeny emoce. Takže když se učení bavíme a jsme šťastní, pamatujeme si informace mnohem déle.
Brainstorming
Proces myšlenkového mapování aktivuje pravou hemisféru, a tak se aktivuje naše kreativita a představivost a náš mozek je bdělejší a vnímavější, což funguje jak samostatně, tak v týmu. Když se snažíme získat přístup k kreativním nápadům V rámci našeho týmu proces myšlenkového mapování zajistí, že všechny mozky budou bdělé a aktivní. Tato aktivita také povzbudí ty, kteří se obvykle neúčastní, aby se zapojili a užili si zábavu. Skutečnost, že nejsme omezeni na jedno téma najednou, znamená, že lidé nemusí odkládat myšlenku „na vedlejší kolej“ nebo „na parkoviště“; místo toho mohou přispívat a dle libosti přeskakovat z jednoho tématu na druhé, což také znamená, že můžeme pokrýt více materiálu v kratším čase. Protože jsme schopni udržet všechna témata a podtémata otevřená na naší stránce a v našich mozcích neustále, nemusíme plánovat další schůzky, abychom se vrátili k tématům nebo položkám, které jsme zmeškali.
Čas
Při myšlenkovém mapování ušetříme až 95 % času mnoha různými způsoby. Šetříme čas tím, že si píšeme pouze relevantní klíčová slova, místo abychom si dělali pečlivé poznámky a starali se o gramatiku, interpunkci a větnou strukturu. Při pozdějším čtení poznámek opět ušetříme čas tím, že si čteme pouze relevantní slova. Více času se ušetří menším počtem schůzek, protože za kratší dobu zvládneme podstatně více. Už nemusíme psát. e-maily, dopisy nebo memoranda sdělující pokrok projektut, protože je vše sdíleno prostřednictvím procesu myšlenkového mapování. Také šetříme čas při prezentaci projektu, protože informace jsou syntetizovány na jedné stránce pro snadné a úplné pochopení.
Srozumitelnost
Protože jsme schopni propojit kategorie a myšlenky během brainstormingu, organizace a postupu projektu, asociace jsou v průběhu cesty jasné a odpovědnosti a časové harmonogramy jsou také jasné a zřejmé pro všechny. Protože je to prezentováno vizuálně, je pro všechny snazší to pochopit a zapamatovat si.
Aplikace
- Jen několik z mnoha aplikací myšlenkového mapování je:
- Projektový management
- Brainstorming
- Plánování
- Prezentace
- Pohovory
- Analýza a řešení problémů
- Rozhodování
- Schůzky
Některé z těchto aplikací lépe obstojí v ručně kreslených myšlenkových mapách než jiné. Pokud jde o specifický účel projektového managementu, lze identifikovat určité nevýhody. Reorganizace může být identifikována jako problém. I když je brainstorming s týmem na obrovském prázdném papíře na zdi nebo na bílé tabuli zábavný a vzrušující a probouzí kreativitu, někdo bude stále zodpovědný za zaznamenání informací, aby se o ně podělil se všemi a později je prezentoval. Některé položky mohou být umístěny na méně než ideálním místě a je třeba je později přesunout. Pokud se změní odpovědnost nebo časový harmonogram, bude nutné je ručně upravit a sdělit ostatním. A co je nejdůležitější, jak všichni víme, projekty mohou nabýt obrovských rozměrů a ručně kreslená myšlenková mapa nemusí být nejlepším způsobem, jak projekt řídit a organizovat po dokončení počátečního brainstormingu.
Software pro myšlenkové mapování
Software Projektově posouvá práci projektových manažerů na novou úroveň. Díky funkcím Mapy v projektovém řízení dokážete přehledně rozložit i složité projekty na jasně definované úkoly a podúkoly – vše na jedné obrazovce, bez nutnosti kreslení nebo zbytečných vizuálních efektů.
Každý úkol lze jednoduše přidat, přesunout nebo upravit jedním kliknutím. Do každého z nich můžete přidat popis, termín, řešitele či přílohu – a tím vytvořit jasnou strukturu, ve které se vyzná celý tým. Všechny změny se okamžitě projeví a jsou přístupné každému členovi projektu.
Hotové úkoly jsou přehledně označeny, postup se automaticky promítá i do nadřazených částí projektu. Díky tomu máte vždy přehled o stavu projektu v reálném čase, bez složitých tabulek, verzí dokumentů či nekonečných e-mailů.
Mapy v projektovém řízení v Projektově vám přinášejí to, co projektoví manažeři opravdu potřebují – jasnou strukturu, rychlou orientaci a efektivní nástroj pro plánování i realizaci projektů.
Mapy v projektovém řízení – revoluce ve vašem workflow
Software Projektově posouvá práci projektových manažerů na novou úroveň. Všechny nápady a informace můžete okamžitě zachytit, upravovat a sdílet – s týmem, vedením i klienty – jediným kliknutím. Rozpadněte nápady na menší části a konsolidujte obrovské množství informací na jediné přehledné stránce.
Nástroj pro projektové manažery Projektově zohledňuje vaše potřeby a proměňují složité plánování a řízení projektů v jednoduchý, vizuálně atraktivní a efektivní proces. Mapy v projektovém řízení šetří čas, zvyšují produktivitu a umožňují vašemu týmu soustředit se na to, co opravdu přináší hodnotu.
Mapa v projektovém řízení – jak vám software Projektově otevře nové možnosti
S Mapou v projektovém řízení zvládnete s lehkostí i rozsáhlé projekty: velké části rozdělíte na menší úkoly – a ty dále na konkrétní akce.
Plánování je extrémně rychlé: jedním kliknutím přidáte novou větev úkolu, dalším ji odstraníte.
Každý úkol má svou kartu – můžete zapsat detaily, přiřadit řešitele, dodat termín či nahrát soubor.
Každý člen týmu vidí své úkoly ihned po přihlášení – přehledně, bez zbytečných e‑mailů nebo kopírování.
Hotové úkoly jsou barevně označeny (např. zeleně), a míra plnění se propisuje i do nadřazených úkolů – takže jste vždy v obraze, v jakém stavu je projekt.
